Tietosuojaseloste
Oulun yliopiston historiatieteistä valmistuneiden yhdistys Amiit ry:n jäsenrekisterin tietosuojaseloste
Tämä on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (EU 679/2016) mukainen rekisteröidyn informointiasiakirja Oulun yliopiston historiatieteistä valmistuneiden yhdistys Amiit ry:n jäsenrekisteristä.
Laatimispäivä 15.3.2022, päivitetty 12.12.2022.
Rekisterinpitäjä
Oulun yliopiston historiatieteistä valmistuneiden yhdistys Amiit ry
Puulinnankatu 8 G 42
90570 Oulu
Y-tunnus: 3278418-8
Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö
Oulun yliopiston historiatieteistä valmistuneiden yhdistys Amiit ry:n sihteeri
Puh. 0405048054
Sähköposti: nita.maenpaa@gmail.com
Rekisterin nimi
Oulun yliopiston historiatieteistä valmistuneiden yhdistys Amiit ry:n jäsenrekisteri.
Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Oulun yliopiston historiatieteistä valmistuneiden yhdistys Amiit ry:n jäseninä on sekä henkilöjäseniä, joita ovat varsinaiset jäsenet, kannattajajäsenet ja kunniajäsenet, että yhteisöjäseniä. Jäsenrekisteriin tallennetaan rekisteriselosteen 5. kohdan mukaisia tietoja jäsenistä. Edellä mainituista jäsentyypeistä käytetään jatkossa nimitystä rekisteröity.
Tietoja käytetään jäsenyyden ylläpitoon, yhteydenpitoon jäsenistöön, jäsenpalveluiden järjestämiseen ja yhdistyksen sääntömääräisen toiminnan suunnitteluun ja toteuttamiseen.
Henkilötietoja käsitellään seuraavin Euroopan Unionin yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukaisin oikeusperustein:
Rekisteröity on antanut yksiselitteisen suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyä varten tiettyyn tarkoitukseen. Rekisteröity voi peruuttaa suostumuksensa ilmoittamalla tästä jäsenrekisteristä vastaavalle henkilölle.
Rekisterinpitäjän lakisääteinen velvoite. Yhdistyksellä on lakisääteinen velvoite ylläpitää jäsenluetteloa (YhdL 11 §).
Yhdistyksen oikeutettu etu ylläpitää jäsenrekisteriä sääntömääräisten tehtävien toteuttamiseksi, jäsenyyden hoitamiseksi sekä jäsenpalveluiden järjestämiseksi.
Tietosisältö
Rekisteri voi sisältää seuraavan ryhmittelyn mukaiset tiedot henkilöjäsenistä:
jäsenen etu- ja sukunimi
kotipaikka
sähköpostiosoite
postisoite
puhelinnumero
liittymisvuosi
jäsentyyppi
halu saada/olla saamatta jäsenjulkaisuja
tieto maksetuista jäsenmaksuista
Rekisteröity jäsen on yhteydenpidon varmistamiseksi velvollinen luovuttamaan nimitietojen lisäksi vähintään seuraavat tiedot: postiosoite ja sähköpostiosoite. Poikkeus jäsenen vähimmäistietojen määrästä vähäisempään suuntaan voidaan tehdä jäsenkohtaisesti yhdistyksen hallituksen yksimielisellä päätöksellä.
Rekisteri voi sisältää seuraavan ryhmittelyn mukaiset tiedot yhteisöjäsenistä:
yhteisön nimi
sähköpostiosoite
postiosoite
puhelinnumero
kotikunta
Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin tallennettavat tiedot kerätään rekisteröidyiltä henkilö- ja yhteisöjäseniltä itseltään.
Tietojen siirto muihin palveluihin
Jäsenrekisteriin tallennetuista tiedoista sähköpostiosoite siirretään yhdistyksen sähköpostilistalle (Google Groups), mikäli rekisteröity on antanut tähän suostumuksensa jäsenhakemuksessa. Muita tietoja ei siirretä jäsenrekisterin ulkopuolelle.
Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Rekisterinpitäjä ei luovuta jäsenrekisteriin talletettuja tietoja ulkopuolisille tahoille.
Henkilötietojen säilytysaika
Jäsenrekisteriin tallennettuja tietoja säilytetään pääsääntöisesti rekisteröidyn jäsenyyden keston ajan. Jäsentietoja voidaan säilyttää tarvittava aika yhdistyksen oikeutettujen etujen tai lakisääteisten velvoitteiden toteuttamiseksi, mutta kuitenkin enintään yhden vuoden ajan jäsenyyden päättymisestä.
Oulun yliopiston historiatieteistä valmistuneiden yhdistys Amiit ry poistaa eronnutta jäsentä koskevat tiedot jäsentietorekisteristä kohtuullisen ajan kuluessa eroamisesta.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan tietosuoja-asetuksen vaatimaa sisäänrakennettua tietosuojaa. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti.
Henkilötietoja säilytetään siten, ettei ulkopuolisilla ole niihin pääsyä. Vain rekisteristä vastaavalla yhdyshenkilöllä, jäsenviestinnästä vastaavalla henkilöllä ja tarvittaessa rekisterinpitäjän palkkaamalla vaitiolovelvollisella asiantuntijalla on pääsy jäsenrekisteriin. Yhdistyksen ulkopuolisen tahon kanssa laaditaan henkilötietojen käsittelystä erillinen sopimus.
Pääsy sähköisiin tietoihin on rajattu teknisin apukeinoin (tunnukset ja salasanat). Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteistojen fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti lain tai asetuksen säätämällä tavalla. Rekisterinpitäjä varmistaa, että laitteistot ja resurssit sijaitsevat Euroopan unionin hyväksymissä, riittävän henkilötietojen suojan tarjoavissa maissa. Fyysisiä asiakirjoja säilytetään vain lukitussa ja valvotussa tilassa, jonne ainoastaan nimetyillä yhdyshenkilöillä on pääsy.
Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon oikaisua
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa jäsenrekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon oikaisua tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee
lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä.
Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa. Rekisterinpitäjän täytyy suorittaa tarkistus viipymättä, mutta enintään EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa laskien jäsenen kirjallisen pyynnön päiväämispäivästä. Rekisterinpitäjän tulee tiedottaa tarkastuspyynnön tehnyttä jäsentä tarkastuspyynnön aiheuttamista toimenpiteistä ja aikataulusta.
Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisteröidyllä on aiemmin mainittujen oikeuksien ohella seuraavat EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen määrittelemät oikeudet:
oikeus saada läpinäkyvää informaatiota henkilötietojen käsittelystä
oikeus tulla unohdetuksi
oikeus käsittelyn rajoittamiseen
vastustamisoikeus
oikeus olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi
oikeus kääntyä tarvittaessa toimivaltaisen viranomaisen puoleen.
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää kaikkien yllä lueteltujen oikeuksien toteuttamista. Pyynnöt on esitettävä kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Yhdistys voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta, jos sillä on oikeutettuun etuun tai lakiin perustuva peruste. Tietojen poistaminen tai käsittelyn rajoittaminen voi myös estää yhdistyksen jäsenyyden tai tiettyjen jäsenetujen saamisen.
Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien tietojen käsittelyssä rikotaan tietosuoja-asetusta. Valvontaviranomaisena toimii Suomen tietosuojavaltuutettu.